YOOV 利用數碼科技助 Hongkong Storage 簡化 HR 事務

YOOV 利用數碼科技助 Hongkong Storage 簡化 HR 事務

Hongkong Storage

Mini storage services/Household storage service

 

擁有 25 年歷史 香港迷你倉行業之先驅

香港儲物室 (Hongkong Storage) 自 1997 年一直為香港服務,25 年間不斷引進迷你倉儲物新概念,業務範圍涵蓋迷你倉、上門儲物箱、流動儲物櫃、及商業文件儲存等多種專業儲存服務。分店網絡覆蓋港、九、新界,倉儲面積超過 25 萬平方呎。

 

Hong Kong Storage

Hongkong Storage 近年積極擴大業務範圍,但隨著公司規模擴大,工作地點數量增加,前線和後勤員工人數亦大幅提升,選用只有基本功能的舊有 HR 系統已不勝負荷。複雜的人事架構令管理層萌生進行數碼轉型的念頭,利用雲端數碼科技,簡化日常 HR 事務。

Hong Kong Storage

 

推使企業利用數碼科技改變日常營運模式的因素

YOOV WORK 數碼 HR 管理系統   簡化排班、考勤、假期管理

Hongkong Storage 原來正使用的 HR 系統於 6 年前添置,只有簡單的假期管理、薪酬計算、報税等功能。而且該系統的伺服器設於公司內部,一旦停電,系統便不能運作,更面臨嚴重資料遺失的風險。

Hongkong Storage 於 2022 年開始轉用 YOOV WORK HR 管理及流程審批系統,實現人力資源管理自動化和系統化,使排班、考勤、假期審批管理等更便利。



改善 1:排班時間由半天縮減至 2 小時

Hongkong Storage 作為行業的領導者,分店網絡遍佈全港。公司各部門分別於不同時間維持運作,以便隨時照顧客人存倉需要。如客戶服務、銷售、設施管理部均需於星期一至日在不同迷你倉分店、倉庫及客服中心輪班工作,而後勤文職員工則為五天工作。除全職員工,亦同時聘請合約及兼職員工以維持各分店的營運,衍生多於四個更次的工時編制,在管理時用上大量資源及時間。

Hongkong Storage 以往依賴 Excel 排班,HR 收集來自不同辦公室和倉庫的報更表後,花費半天輸入到系統,再以電郵方式發送更表。不但過程漫長,浪費人力,複雜的多更制亦大大增加排班難度。

 

排班管理


運用 YOOV WORK 排班管理功能,HR 及主管可共同於後台操作,所有編更過程線上進行,流程更快更暢順。主管可透過簡單拖放一次性為員工進行批量排班,節省重複輸入和核對排班紀錄的時間,效率提升逾 6 倍。HR 完成編更後,所有排班更新立刻顯示於系統,員工可自行在電腦或手機查看更表,無需再透過電郵向每個員工發布更表。HR 可於單一頁面同時處理排班、請假及調更操作,大大提升排更效率。



改善 2:手機完成假期申請及審批,方便員工自助管理

以往員工申請假期需以電郵通知上司及 HR,審批時間可高達一星期,甚或一星期後才被通知申請不通過。

 

YOOV WORK 自助假期管理


於 YOOV WORK,員工可輕鬆以手機 App 自助申請及管理假期,系統即時通知 HR 與上司,如 HR 未能即時處理申請,系統亦會於 7 天後發出待審批提醒通知。員工可在 App 上清晰查看每個審批階段及狀態。申請審批後,系統會自動記錄及準確計算假期餘額,方便員工日後自助查閱過往請假紀錄及假期餘額



改善 3:清楚記錄輪更制員工的考勤數據

Hongkong Storage 有超過 50 個工作地點,外勤員工很多時需一天內到多個地方工作。過往 HR 依賴紙本方式記錄員工工作時間,再人手輸入數據到系統。

YOOV WORK 考勤智能化管理


YOOV WORK 助智能化管理員工考勤,實時記錄員工打卡時間、遲到、早退等資訊。HR 或主管可實時於手機 App 查閱考勤紀錄,無論何時何地亦能全面了解員工出勤狀況。

YOOV WORK 為 Hongkong Storage 實現數碼人力資源管理,取代舊有 HR 系統,協助應付公司規模擴大、人事架構複雜、行業競爭上升等內、外挑戰。YOOV 系統擁高度靈活性,幫助靈活管理團隊及有更好時間規劃,以便令業務發展更順暢及有效率。