YOOV利用數碼科技助Hongkong Storage簡化HR事務

YOOV利用數碼科技助Hongkong Storage簡化HR事務

Hongkong Storage

Mini storage services/Household storage service

擁有 25 年歷史 香港迷你倉行業之先驅

香港儲物室 (Hongkong Storage)  1997 年一直為香港服務,25 年間不斷引進迷你倉儲物新概念,業務範圍涵蓋迷你倉,上門儲物箱,流動儲物櫃,及商業文件儲存等多種專業儲存服務。分店網絡覆蓋港、九、新界,管理倉儲面積超過 25 萬平方呎。

 

Hong Kong Storage

Hongkong Storage 近年積極擴大業務範圍,但隨著公司規模擴大,工作地點數量增加,前線和後勤員工人數亦大幅提升,只有基本功能的舊有 HR 系統已不勝負荷。複雜的人事架構令管理層萌生數碼轉型的念頭,利用雲端數碼科技,簡化日常 HR 事務。

Hong Kong Storage

 

 

內部、外部因素推使企業利用數碼科技改變日常營運模式

 

YOOV WORK 數碼 HR 管理系統 簡化排班、考勤、假期管理

Hongkong Storage 原本使用的 HR 系統在 6 年前添置,只有簡單的假期管理、薪酬計算、報税等功能。而且該系統的伺服器設於公司內部,一旦停電,系統便不能運作,更面臨嚴重資料遺失的風險。

 

Hongkong Storage  2022 年開始使用 YOOV WORK,實現人力資源管理自動化和系統化。

 

 

YOOV WORK  Hongkong Storage 的排班、考勤、假期審批管理方面帶來極大方便。

 

改善 1: 利用系統排班,排班時間由半天縮減至 2 小時

香港儲物室作為行業的領導者,迷你倉分店網絡全港,為提供專業的設施管理和優質客戶服務,公司不同的部門都有不同的辦公時間,例如客戶服務、銷售、設施管理部都需要於星期一至日在不同迷你倉分店,倉庫及客服中心及不同時間輪班工作,而後勤文職員工則為5天工作。另外除全職員工外,同時亦牽涉合約及兼職員工以維持各分店的管理,運作和監察。工作時間編制多於四個更次,在管理時用上大量資源和時間。

 

以往的排班方式依賴 ExcelHR 收集來自不同辦公室和倉庫的報更表,花費半天輸入系統,再以電郵方式發送更表。不但過程漫長,浪費人力,複雜的多更制亦使排班有困難。

排班管理

使用 YOOV WORK 排班管理HR 和主管共同於後台操作,所有編更過程在線上進行,可令整個編更流程更快更暢順。主管可透過拖拉方式一次性為員工進行批量排班,節省重複輸入和核對排班紀錄的時間,時間效率提升愈 6 倍。HR 完成編更程序後,所有排班更新立刻顯示在系統上,員工可自行在電腦或手機查看更表,毋需再透過電郵方式向每個員工發布更表。HR 同事可於一個排班表內同時處理排班、請假及調更的操作,大大加快了整體排更效率。

 

 

改善 2: 線上假期審批,溝通更具彈性

以往員工申請假期需要透過電郵通知上司和 HR,審批時間可高達一星期,或者一星期後才被通知申請不通過。

YOOV WORK 自助假期管理

 

YOOV WORK 自助假期管理,員工可透過手機 APP 申請假期,系統即時通知 HR 與上司,即使 HR 未能即時處理申請,系統亦會在 7 天後發出通知,提醒 HR 待審批的申請。員工可以在 APP 上查看假期審批狀態,清楚知道審批階段。申請成功後,系統會自動記錄及準確計算假期餘額,方便員工日後自助查閱過往請假記錄及假期餘額

 

改善 3: 清楚紀錄輪更制員工的考勤數據

Hongkong Storage 擁有超過 50 個工作地點,外勤員工很多時需要一日內到多個不同地方工作,過往需要依賴紙本方式紀錄員工的工作時間,再人手輸入數據到系統。

YOOV WORK 考勤智能化管理

 

YOOV WORK 考勤智能化管理,實時紀錄員工的打卡時間和遲到、早退等資訊。HR 或主管實時手機 APP 查閱考勤記錄,身處何地也能全面了解員工出勤狀況。

 

YOOV WORK  Hongkong Storage 實現智能化人力資源管理,取代舊有 HR 系統,協助應付公司規模擴大、人事架構複雜、行業競爭上升等內、外挑戰。YOOV系統的靈活性幫助了管理團隊在需要時規劃和造就更多的可能和彈性,以創造更多業務發展和擴充的空間。