在家工作難以專心?三個提升工作效率方法

疫情下,遙距辦工成了近幾年的辦公新型態。雖然時間安排更有彈性,但家中常會出現各種突發情況,像孩子吵鬧、家人談笑、無間斷的線上會議……令人無法集中工作,最後亦因進度落後而加班!而且,上下班的界線變得模糊,亦令身心長期維持緊繃狀態,精神變差,令到員工及公司都沒有達到雙贏局面!

如各位上班族都有以上問題,不妨參考下面方法,調整工作模式,提升工作效率:


1. 做好時間規劃

對於不夠自律的人,在家工作可以是很大的挑戰!除了上述的外在因素,他們還很容易被其他事情分散注意力,例如忍不住看劇打機、和寵物玩耍,或只顧和朋友線上聊天等。想避免分心,可以嘗試採用「蕃茄工作法」,規限自己持續工作 25 分鐘,再短暫休息 5 分鐘,以估算所需工作時間;亦可參考四象限法則,將工作分成四個區域:

大家應將專注力主要放在頭兩個象限上,妥善安排時間!


2. 做好開會工作上的專案管理

好好管理開會時間亦是提升工作效率的另一方法。調查顯示,公司有近七成會議都屬低成效。而且在遙距會議中,員工參與度都變得較低。大家可以先與同事商量,規定團隊需在一定時間內完成討論,亦應預先準備好資料及避免於開會期間一心多用,使會議更順利!

市面上有很多方便的專案管理工具,像「Kanban管理」及「YOOV+項目管理系統」等,它們能將協助你將公事分優次、視覺化並改善你的工作流程,及監控團隊工作階段與任務,有助提升工作效率!

YOOV+ 項目管理系統範例圖


3. 用工具輔助處理繁瑣事

在家工作期間,除了忙碌「真正」的公務,更重要的是如何管理數據集成及內部溝通的問題。不妨利用 YOOV WORK 等 SaaS 產品進行流程審批,便能讓各個部門在線參與,同時在一個系統上處理不同項目,即使遙距辦工,也可以維持原本需要面對面的工作流程和提升工作效率!