疫情下，遙距辦工成了近幾年的辦公新型態。雖然時間安排更有彈性，但家中常會出現各種突發情況，像孩子吵鬧、家人談笑、無間斷的線上會議……令人無法集中工作，最後亦因進度落後而加班！而且，上下班的界線變得模糊，亦令身心長期維持緊繃狀態，精神變差，令到員工及公司都沒有達到雙贏局面！
如各位上班族都有以上問題，不妨參考下面方法，調整工作模式，提升工作效率：
1. 做好時間規劃
對於不夠自律的人，在家工作可以是很大的挑戰！除了上述的外在因素，他們還很容易被其他事情分散注意力，例如忍不住看劇打機、和寵物玩耍，或只顧和朋友線上聊天等。想避免分心，可以嘗試採用「蕃茄工作法」，規限自己持續工作 25 分鐘，再短暫休息 5 分鐘，以估算所需工作時間；亦可參考四象限法則，將工作分成四個區域：
大家應將專注力主要放在頭兩個象限上，妥善安排時間！
2. 做好開會工作上的專案管理
好好管理開會時間亦是提升工作效率的另一方法。調查顯示，公司有近七成會議都屬低成效。而且在遙距會議中，員工參與度都變得較低。大家可以先與同事商量，規定團隊需在一定時間內完成討論，亦應預先準備好資料及避免於開會期間一心多用，使會議更順利！
市面上有很多方便的專案管理工具，像「Kanban管理」及「YOOV+項目管理系統」等，它們能將協助你將公事分優次、視覺化並改善你的工作流程，及監控團隊工作階段與任務，有助提升工作效率！
YOOV+ 項目管理系統範例圖
3. 用工具輔助處理繁瑣事
在家工作期間，除了忙碌「真正」的公務，更重要的是如何管理數據集成及內部溝通的問題。不妨利用 YOOV WORK 等 SaaS 產品進行流程審批，便能讓各個部門在線參與，同時在一個系統上處理不同項目，即使遙距辦工，也可以維持原本需要面對面的工作流程和提升工作效率！