考勤系統是什麼? 對企業日常運作有什麼幫助?

考勤系統為一套管理員工上下班、加班、遲到、早退等考勤資訊的電子系統。系統可根據公司要求自定遲到早退規則,自動記錄、計算及分析考勤結果,考勤記錄可作為薪酬調整、花紅、勤工獎的參考。分擔HR日常繁瑣工序,令HR部門工作更有效率。 

近幾年來,混合工作模式成為工作新常態,隨之衍生出不少令人「頭痕」之事。例如:WFH 期間,主管如何確保員工真的在處理公事?員工有否遵守上班時間?同事未能在公司打卡,HR該如何準確紀錄考勤結果?

當傳統的考勤模式無法滿足以上條件,轉用電子化考勤系統對企業管理而言是更靈活的選擇!即看其三大優點: 

 

1.   掌握員工實時動向 

企業可以怎樣增強業績表現?先從了解員工們的實時動向開始。過往,申請外勤工作需要等待主管批准和簽名,過程耗時?WFH或外勤工作,雇主難以得知員工的確實位置,未必能即時與他們聯絡,怎樣才可以了解員工的工作狀況?

電子化考勤系統便可解決這兩個困難!系統允許線上申請外勤,主管即時收到通知。考勤系統不受地域限制,無論身在何處,員工只需用打卡App即可遙距打卡,系統會自動記錄時間及地點,主管隨時了解員工的狀況,遲到或OT,一目了然!

如要全面了解員工的出勤紀錄,主管可以在系統檢視員工的打卡、請假、加班及外勤記錄。

 

2.   多元化考勤方式 

使用紙卡簽到、拍卡機等傳統考勤方式打卡,員工在上下班時間有機會大排長龍,十分耗時!這樣是否可以有效率地管理好員工呢? 

市面上的考勤系統可以支援多種考勤方式,如 GPS 或 Wi-Fi 打卡,員工無需額外購入設備,只需用手機便可打卡,過程更快捷。系統配置的考勤機,亦支援人臉辨識系統或指紋打卡,將實體打卡變成打卡App,並可將實時數據導入雲端數據庫,省卻HR人手輸入數據至電腦的程序! 

 

3.   自動計算考勤數據 

每逢月底,HR們都要不斷趕工,整合及計算考勤數據,而會計部又要等待結果來計糧……轉用考勤系統便可省卻他們不少工夫!系統除記錄各種考勤資訊,更可根據自定規則自動計算工資、補錢、補假等,再匯出報告,節省時間之餘,更可以用Excel覆核,減少出錯機會!  

市面上的考勤系統花多眼亂,該如何選擇?YOOV 為一站式雲端HR管理系統,從打卡、排班、計糧、流程審批、請假、員工管理等功能一應俱全,一個手機APP解決一系列企業管理煩惱。企業模式在變,考勤管理方式亦應隨之電子化。老闆們不妨轉用雲端考勤系統,提高管理成效!